Negli ultimi anni la comunicazione dei dati alle autorità è diventata uno dei nodi più critici per chi affitta un immobile a fini turistici. Ogni ospite che pernotta in un hotel, in un B&B o in un affitto breve genera due obblighi distinti: le schedine Alloggiati Web verso la Polizia di Stato e i dati statistici verso gli uffici ISTAT. Due binari separati, con destinatari, finalità e scadenze differenti.
Nel 2026 il tema è più caldo che mai. Nelle principali città turistiche i controlli sui ritardi di trasmissione si sono intensificati e i verbali per invio tardivo o omesso sono in aumento. Gestire tutto a mano, tra check-in serali e portali che rallentano, significa esporsi ogni giorno al rischio di errori e di sanzioni, tutti obblighi che rientrano nella normativa affitti brevi 2026 che ogni host deve conoscere.
In questo articolo analizziamo cosa sono le schedine Alloggiati Web, come si distinguono dalla comunicazione ISTAT, quali termini rispettare e come l’invio automatico dei dati trasforma un obbligo burocratico in un processo semplice, tracciabile e a prova di sanzione.
Cosa sono le schedine Alloggiati Web
Le schedine Alloggiati Web sono le comunicazioni con cui ogni gestore trasmette alla Polizia di Stato i dati anagrafici delle persone alloggiate. Il nome deriva dal portale telematico ufficiale, alloggiatiweb.poliziadistato.it, attraverso cui avviene la trasmissione.
L’obbligo nasce dall’articolo 109 del TULPS (Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza, R.D. 773/1931) ed è stato digitalizzato dal Decreto del Ministero dell’Interno del 7 gennaio 2013. Riguarda tutte le strutture ricettive e le locazioni brevi, senza distinzione di dimensione: vale sia per un singolo monolocale sia per una catena alberghiera. È un adempimento strettamente legato alla verifica dell’identità degli ospiti, tema che approfondiamo nella guida al check-in de visu.
A cosa serve il portale Alloggiati Web
Il portale ha una finalità di pubblica sicurezza. I dati trasmessi permettono alle autorità di sapere chi soggiorna sul territorio in un dato momento. Per questo la comunicazione riguarda ogni singolo ospite ed è nominativa, non aggregata.
L’accesso al portale avviene con credenziali rilasciate dalla Questura della provincia in cui ha sede la struttura. Le agenzie e i property manager possono trasmettere per conto del titolare, ma solo previa autorizzazione e con credenziali dedicate. È un dettaglio che spesso genera confusione quando la gestione è affidata a terzi.
Quali dati contiene una schedina
Ogni schedina deve riportare un blocco minimo di informazioni:
- Dati anagrafici completi (nome, cognome, data e luogo di nascita).
- Cittadinanza e residenza.
- Tipo e numero del documento di identità.
- Date di arrivo e di partenza previste.
Per i gruppi e i nuclei familiari viene trasmessa una scheda del capogruppo, a cui si collegano le schede individuali. I minori vengono comunicati come appartenenti alla scheda del genitore o dell’accompagnatore.
Alloggiati Web e ISTAT: due obblighi distinti
Uno degli errori più frequenti è considerare Alloggiati Web e ISTAT come lo stesso adempimento. In realtà sono due comunicazioni separate, con destinatari e scopi diversi. Adempiere a una non libera dall’altra.
Alloggiati Web: la comunicazione alla Polizia di Stato
La trasmissione ad Alloggiati Web serve a fini di ordine e sicurezza pubblica. È nominativa, va effettuata per ogni ospite e ha tempi molto stretti, calcolati sull’arrivo della persona.
ISTAT: la rilevazione statistica dei flussi turistici
La comunicazione all’ISTAT ha invece una finalità puramente statistica. Rientra nella rilevazione “Movimento dei clienti negli esercizi ricettivi“, parte del Sistema Statistico Nazionale, ed è prevista dall’articolo 7 del D.Lgs. 322/1989 come obbligo di risposta.
I dati inviati sono aggregati, non nominativi: arrivi, presenze e provenienza degli ospiti. La trasmissione avviene tramite i portali regionali, oggi in gran parte confluiti nel sistema Ross1000 (in passato noto come Turismo5), con alcune eccezioni provinciali come STU a Trento.
Ogni Regione stabilisce le proprie modalità di accesso, spesso tramite SPID, e le proprie scadenze. Chi gestisce strutture in regioni diverse deve quindi confrontarsi con più portali e calendari, un motivo in più per cui l’invio automatico oggi diventa determinante.
Perché uno non sostituisce l'altro
Alloggiati Web comunica alla Polizia di Stato dati identificativi. L’ISTAT raccoglie numeri aggregati per misurare il turismo. Le finalità sono diverse, così come i destinatari. Ecco perché entrambi gli invii vanno sempre completati, anche quando i dati di partenza sono in parte gli stessi.
Tempistiche e scadenze da rispettare
I termini di invio delle schedine Alloggiati Web
Le schedine Alloggiati Web vanno trasmesse entro 24 ore dall’arrivo dell’ospite. Per i soggiorni di durata inferiore alle 24 ore il termine si riduce a 6 ore, di fatto contestuali al check-in.
Il conteggio parte dal momento effettivo dell’arrivo, non dalla prenotazione. Weekend e festivi non sospendono i termini, e l’invio tardivo è equiparato all’omissione. Le ricevute vanno inoltre conservate per cinque anni, perché il portale le sovrascrive dopo trenta giorni.
Le scadenze della comunicazione ISTAT
La comunicazione ISTAT è mensile. In genere i dati del mese vanno trasmessi entro i primi giorni del mese successivo, con un termine preciso che varia da regione a regione.
Un punto spesso ignorato: l’obbligo vale anche nei mesi senza ospiti. Se la struttura è aperta ma vuota, oppure chiusa, va comunque inviato un movimento a zero. Il mancato invio del report nullo è a tutti gli effetti un’omissione.
Sanzioni per mancato o tardivo invio
Le conseguenze sul fronte Alloggiati Web
L’omessa o tardiva comunicazione delle schedine costituisce una violazione ai sensi del combinato disposto degli articoli 109 e 17 del TULPS. Nelle principali città turistiche i controlli sui ritardi si sono intensificati e i verbali per invio oltre termine sono in aumento. Lo stesso rigore riguarda altri obblighi degli affitti brevi, come il divieto di keybox su suolo pubblico in molte città.
La responsabilità resta in capo al gestore anche quando il ritardo dipende da cause esterne, come un portale lento o un ospite arrivato in tarda serata. Per questo la puntualità è essenziale.
Le sanzioni sul fronte ISTAT
Sul versante statistico, l’omissione o la comunicazione incompleta è sanzionabile ai sensi del D.Lgs. 322/1989. Gli importi variano per regione e possono arrivare, nei casi più gravi, fino a diverse migliaia di euro per ogni mese non trasmesso.
Di norma la struttura riceve prima un sollecito a regolarizzare. La tracciabilità dell’invio telematico rende però l’inadempienza facilmente verificabile in caso di controllo.
Invio manuale o invio automatico: cosa cambia
I limiti della gestione manuale
Gestire tutto a mano significa entrare ogni giorno nel portale, digitare i dati di ogni ospite, accedere separatamente al sistema ISTAT regionale e archiviare le ricevute. Con più unità o più regioni, il carico amministrativo cresce in fretta.
Ogni passaggio manuale è un’occasione di errore: un dato digitato male, una scadenza dimenticata, una comunicazione inviata in ritardo. E ogni errore può tradursi in una sanzione.
Il rischio cresce nei periodi di alta stagione, quando gli arrivi si concentrano e il tempo per gli adempimenti si riduce. Proprio nei momenti di maggiore lavoro, la gestione manuale diventa il punto più fragile dell’intera organizzazione.
I vantaggi dell'automazione
L’invio automatico elimina la digitazione ripetitiva e riduce drasticamente il rischio di errore. I dati raccolti una sola volta, in fase di check-in online, vengono riutilizzati per tutti gli adempimenti.
Il risultato è un processo più veloce, tracciabile e allineato alle scadenze, che libera tempo da dedicare all’accoglienza invece che alla burocrazia. Lo stesso vale per l’arrivo dell’ospite: se vuoi capire il flusso completo, vedi come funziona il self check-in OK Home.
A questo si aggiunge un vantaggio spesso sottovalutato: la tracciabilità. Ogni invio resta documentato con data e ricevuta, un elemento prezioso qualora le autorità richiedano prova dell’adempimento. In caso di controllo, poter dimostrare quando e cosa è stato trasmesso fa la differenza tra un chiarimento rapido e una sanzione.
Come funziona l'invio automatico delle schedine Alloggiati Web
Raccolta dei dati in fase di check-in online
Tutto parte dal check-in online. Prima dell’arrivo, l’ospite riceve un link e carica il proprio documento di identità. Un sistema di lettura intelligente (OCR) estrae in automatico i dati necessari, riducendo gli inserimenti manuali e i margini di errore.
Trasmissione automatica ai portali
Una volta raccolti e verificati i dati, il sistema genera e trasmette le schedine Alloggiati Web alla Polizia di Stato e invia i dati aggregati al portale ISTAT regionale, nel rispetto delle rispettive scadenze. Le ricevute restano archiviate e consultabili.
Cosa verificare prima di attivare l'automazione
Prima di affidarsi all’automazione conviene controllare alcuni aspetti:
- Che il sistema sia collegato sia ad Alloggiati Web sia al portale ISTAT della propria regione.
- Che le ricevute vengano conservate per il periodo richiesto dalla legge.
- Che i dati raccolti in fase di check-in siano completi e conformi a quanto richiesto dalla normativa.
Chi sta avviando o ristrutturando una struttura può inoltre progettare gli accessi automatizzati fin dalla fase di progetto, evitando interventi successivi.
Errori comuni da evitare
Anche con le migliori intenzioni, alcuni errori ricorrono spesso:
- Confondere Alloggiati Web e ISTAT, inviando l’uno e dimenticando l’altro.
- Non trasmettere il movimento a zero nei mesi senza ospiti.
- Sottovalutare il termine ridotto a 6 ore per i soggiorni brevi.
- Non conservare le ricevute per i cinque anni previsti.
- Delegare l’invio senza verificare che sia andato a buon fine.
Automatizza le schedine Alloggiati Web e ISTAT con OK Home
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Con il modulo di check-in online di OK Home puoi contare su:
- Upload automatico del documento dell’ospite con scansione intelligente e lettura dei dati.
- Invio automatico delle schedine ad Alloggiati Web e dei dati statistici a ISTAT, senza doppie digitazioni.
- Incasso della tassa di soggiorno e firma digitale dei contratti con OTP.
- Integrazione nativa con i principali PMS e con i portali Airbnb e Booking.
- Archiviazione e tracciabilità di ogni invio, con ricevute sempre disponibili in caso di controllo.
Il tutto si integra con il self check-in, gli smart lock e la Reception Virtuale multilingue di OK Home, per un’accoglienza digitale sempre attiva anche fuori dagli orari di reception.
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Sono due adempimenti distinti. Le prime trasmettono i dati identificativi di ogni ospite alla Polizia di Stato per finalità di pubblica sicurezza. La comunicazione ISTAT invia invece dati aggregati sui flussi turistici (arrivi, presenze, provenienza) alla Regione e all'ISTAT per fini statistici. Uno non sostituisce l'altro.
Il termine ordinario è di 24 ore dall'arrivo dell'ospite. Per i soggiorni di durata inferiore alle 24 ore il termine si riduce a 6 ore, di fatto contestuali al check-in. Weekend e festivi non sospendono il conteggio.
No. I due obblighi hanno destinatari e finalità diverse e vanno assolti entrambi. Comunicare i dati statistici all'ISTAT non esonera dalla trasmissione nominativa alla Polizia di Stato, e viceversa.
L'invio tardivo è equiparato all'omissione. La mancata o ritardata comunicazione costituisce una violazione del TULPS e nelle principali città i controlli sui ritardi sono in aumento. La responsabilità resta in capo al gestore anche quando il ritardo dipende da cause esterne.
Sì. L'obbligo vale anche quando la struttura è aperta ma vuota, oppure chiusa: in questi casi va inviato un movimento a zero entro la scadenza mensile. Il mancato invio del report nullo è considerato un'omissione a tutti gli effetti.
Le ricevute rilasciate dal portale Alloggiati Web vanno conservate per cinque anni. Il sistema le sovrascrive dopo trenta giorni, quindi è importante salvarle e archiviarle per poterle esibire in caso di controllo.
Sì, se il sistema è collegato ai portali ufficiali e conserva le ricevute nei tempi previsti. L'automazione riduce gli errori tipici della digitazione manuale e mantiene la piena tracciabilità di ogni comunicazione, requisiti utili proprio in caso di verifica delle autorità.
Sì. Le soluzioni integrate raccolgono i dati una sola volta durante il check-in online e li utilizzano per entrambi gli adempimenti, gestendo la trasmissione ad Alloggiati Web e al portale ISTAT regionale nel rispetto delle rispettive scadenze.
