Check-in online:
l'accoglienza diventa digitale
Le informazioni sono disponibili in tempo reale sulla dashboard OK HOME e pronte per l’uso operativo insieme al self check-in.
- Invio automatico dati e flusso operativo
- Firma digitale OTP
- Scanning automatico documenti
Le 3 versioni del check-in online
PREMIUM
Check-in premium con check-in de visu
- Il più sicuro e avanzato d'Italia
- Riconoscimento biometrico con algoritmi IA
- Verifica identità in tempo reale davanti alla struttura
- Più sicuro del "de visu" tradizionale
Medium
Check-in medium
- Con scanning automatico documenti
- ID Scanning: Estrazione dati automatica da documento
- Riconoscimento passaporti internazionali
- Firma digitale e pagamenti online
Basic
Check-in basic
- Per chi inizia a digitalizzare
- Raccolta dati ospiti manuale
- Firma digitale contratti con OTP
- Calcolo tassa di soggiorno automatico
Come funziona il check-in online
Raccolta dati pre-arrivo
1 - Carica il documento scattando una semplice foto
2 - Il sistema compila automaticamente i dati e crea la scheda anagrafica.
3 - Firma digitale con OTP del contratto e delle regole della struttura
4 - Calcolo automatico e pagamento online della tassa di soggiorno.
Nessuna app da scaricare – tutto il processo di check-in online avviene via browser.
Invii automatici e controllo
1 - I dati raccolti durante il check-in online vengono inviati automaticamente a Questura e Istat, nel rispetto delle tempistiche normative
2 - Lo stato del check-in online è tracciato in dashboard (completato/in attesa) con documenti e firme sempre disponibili
Accesso con self check-in
1 - A check-in online concluso, l'ospite riceve automaticamente codice e istruzioni d'accesso per entrare in autonomia con il sistema self check-in.
2 - Il gestore può monitorare tutto il processo e, se necessario, intervenire o aprire da remoto.
Perché scegliere il check-in online OK Home
Il sistema di check-in online automatizza le schedine e rispetta le scadenze normative, eliminando errori e passaggi manuali nella gestione degli ospiti.
Calcolo e pagamento online integrato direttamente nel flusso di check-in online, in base a comune e profilo dell'ospite.
Contratti firmati digitalmente con OTP durante il check-in online e conservati in cloud conforme al GDPR, sempre accessibili dalla dashboard.
I dati validati tramite check-in online si collegano automaticamente al self check-in: l'ospite riceve codici e istruzioni per l'accesso autonomo alla struttura.
Monitoraggio in tempo reale
- Documenti ricevuti e verificati
- Contratti firmati digitalmente
- Pagamenti completati (tassa + extra)
- Primo accesso alla struttura rilevato
- Promemoria automatici se check-in incompleto
- Follow-up personalizzati via email/SMS
- Alert problemi di connessione alla struttura
- Revoca accessi immediata se necessario
- Tempo medio completamento check-in
- Tasso completamento per canale
- Revenue extra da servizi aggiuntivi
- Feedback ospiti sul processo
Sicurezza e privacy GDPR
La protezione dei dati è un pilastro di OK Home. Tutte le informazioni sensibili sono cifrate con crittografia end-to-end e conservate su server europei nel pieno rispetto del GDPR.
I dati biometrici non vengono mai salvati: il confronto facciale avviene solo in tempo reale e le immagini vengono eliminate immediatamente dopo la verifica. I documenti scaduti vengono cancellati automaticamente, e ogni trattamento richiede un consenso esplicito.
OK Home è completamente conforme alle normative italiane per le strutture ricettive, rispetta lo standard PCI DSS per i pagamenti online e si sottopone a regolari audit di sicurezza per garantire la massima affidabilità.
Vantaggi per ogni tipologia di struttura
Affitti brevi e Airbnb
Hotel e alberghi
B&B e piccole strutture
Case studies
Prima dell’implementazione, il check-in richiedeva 15 minuti medi e creava code in reception. Con il Check-in Online in soli 3 mesi il tempo si è ridotto a 2 minuti, la soddisfazione degli ospiti è cresciuta del 22% e l’upselling dei servizi extra è aumentato del 35%.
Errori ricorrenti nell’invio dei dati alla Questura avevano generato sanzioni. Dopo l’adozione del Check-in Online con automazione burocratica, le irregolarità sono state azzerate, i tempi di gestione ridotti dell’80% e il ritorno sull’investimento raggiunto in appena due mesi.
La proprietaria doveva essere presente per ogni check-in e faticava a gestire gli ospiti stranieri. Dopo l’introduzione del Check-in Online e del concierge digitale, ha registrato un +40% di ospiti internazionali, +25% di recensioni positive e una riduzione dello stress del 90%.