Il check-in de visu rappresenta un elemento centrale nella gestione delle strutture ricettive italiane, ma spesso genera confusione tra gestori e operatori del settore. Il significato di questo termine latino e le sue implicazioni normative hanno subito importanti evoluzioni negli ultimi anni, culminate con la decisiva sentenza del Consiglio di Stato del novembre 2025.
Nel novembre 2025 il Consiglio di Stato ha chiarito definitivamente che l’obbligo di riconoscimento de visu non implica la presenza fisica del gestore, ma una verifica visiva in tempo reale che può essere svolta anche tramite tecnologie digitali come QR code, riconoscimento biometrico e video-verifica. Come afferma testualmente la sentenza: “[…] la identificazione de visu […] può essere effettuata mediante dispositivi di videocollegamento predisposti dal gestore […] purché idonei ad accertare, hic et nunc, l’effettiva corrispondenza tra ospite e titolare del documento di identità […]“. La Corte ha censurato unicamente i check-in remoti “alla cieca”, cioè quelli senza alcun controllo visivo dell’identità al momento dell’accesso.
Soluzioni come OK Home, che effettuano il riconoscimento biometrico all’ingresso della struttura e prevedono videochiamata immediata in caso di dubbi, sono quindi pienamente conformi alla normativa. In questa guida completa analizzeremo il significato preciso del check-in de visu, le basi normative, la portata della sentenza del Consiglio di Stato e le soluzioni tecnologiche conformi che possono trasformare questo obbligo in un vantaggio competitivo per hotel, B&B, case vacanza e affitti brevi.
Check-in de visu: significato e origine
Il termine “de visu” proviene dal latino e significa letteralmente “con gli occhi”, “mediante la vista” o “visivamente”. Nel contesto delle strutture ricettive, il check-in de visu significato si riferisce alla verifica dell’identità dell’ospite effettuata attraverso un controllo visivo diretto della corrispondenza tra documento e volto.
In termini pratici, il check-in de visu comporta che venga verificata la presenza in tempo reale del volto dell’ospite, tramite visione diretta fisica oppure tramite dispositivi di videocollegamento o riconoscimento biometrico. Questo controllo deve garantire che chi effettua il check-in sia effettivamente la persona identificata dal documento.
Elementi essenziali del check-in de visu
Il check-in de visu si caratterizza per tre elementi fondamentali:
- Verifica visiva dell’identità: Deve essere effettuato un confronto visivo tra il documento di identità e il volto dell’ospite. Non è sufficiente ricevere una copia del documento o una fotografia senza verifica.
- Contemporaneità: La verifica deve avvenire nel momento dell’accesso alla struttura, tramite visione diretta del volto dell’ospite, fisica oppure digitale attraverso biometria o videochiamata. Non può essere posticipata o effettuata in differita.
- Tracciabilità: L’esito della verifica deve essere documentato e i dati devono essere trasmessi alle autorità competenti tramite il portale Alloggiati Web.
Comprendere il check-in de visu significato alla luce della sentenza del Consiglio di Stato è fondamentale: questo processo rappresenta un pilastro della sicurezza pubblica nel settore dell’ospitalità, ma può essere assolto anche tramite tecnologie digitali che garantiscano il controllo visivo in tempo reale.
La base normativa del check-in de visu
Il check-in de visu trova la sua base giuridica nel Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (TULPS), in particolare nell’articolo 109. Questa normativa, risalente ma più volte aggiornata, stabilisce l’obbligo per i gestori di strutture ricettive di identificare gli ospiti e comunicarne i dati alle autorità di pubblica sicurezza.
Il TULPS e l'articolo 109
L’articolo 109 del TULPS impone ai gestori di hotel, alberghi, locande, case vacanza e qualsiasi altra struttura ricettiva di:
- Richiedere e verificare i documenti di identità di tutti gli ospiti maggiorenni.
- Registrare i dati anagrafici completi entro le 24 ore dall’arrivo.
- Trasmettere le informazioni raccolte alla Questura competente tramite il sistema Alloggiati Web.
- Conservare i dati per i periodi previsti dalla normativa sulla privacy.
Il sistema Alloggiati Web
Il portale Alloggiati Web rappresenta lo strumento ufficiale attraverso cui i gestori devono comunicare i dati degli ospiti alla Polizia di Stato. La trasmissione deve avvenire entro le 24 ore dall’arrivo dell’ospite e deve includere:
- Dati anagrafici completi (nome, cognome, data e luogo di nascita).
- Numero e tipologia del documento di identità.
- Cittadinanza e residenza.
- Date di check-in e check-out previste.
La mancata comunicazione o la comunicazione tardiva dei dati può comportare sanzioni amministrative che vanno da 160 a 1.000 euro per ogni ospite non comunicato.
Integrazione con altre normative
Il check-in de visu deve essere effettuato nel rispetto di altre normative fondamentali:
- GDPR (Regolamento UE 2016/679): La raccolta e il trattamento dei dati personali degli ospiti devono avvenire nel rispetto delle normative sulla privacy, con adeguate informative e misure di sicurezza.
- Codice del Turismo: La normativa regionale e nazionale sul turismo può prevedere ulteriori obblighi di identificazione e registrazione.
- Normativa fiscale: I dati raccolti durante il check-in sono collegati anche agli obblighi di riscossione della tassa di soggiorno e comunicazione ISTAT.
Check-in de visu vs check-in online
Una delle domande più frequenti tra i gestori riguarda la differenza tra check-in de visu e check-in online. Comprendere questa distinzione è essenziale per implementare correttamente i processi nella propria struttura.
Check-in online: caratteristiche
Il check-in online è un processo che permette all’ospite di fornire i propri dati e documenti prima dell’arrivo, tramite una piattaforma digitale. Questo sistema offre numerosi vantaggi operativi:
- Riduzione dei tempi di attesa all’arrivo.
- Digitalizzazione automatica dei documenti.
- Trasmissione automatica dei dati ad Alloggiati Web e ISTAT.
- Possibilità di gestire pagamenti e firme digitali in anticipo.
La compatibilità tra i due sistemi
Fino alla sentenza del Consiglio di Stato del novembre 2025, esisteva una zona grigia sulla compatibilità tra check-in online e obbligo de visu. La Circolare del Ministero dell’Interno del 18 novembre 2024 aveva generato incertezze interpretative, portando alcuni operatori a ritenere necessaria esclusivamente la verifica fisica tradizionale.
La sentenza del Consiglio di Stato ha definitivamente chiarito che la circolare non vieta l’uso di tecnologie digitali. È vietato solo il check-in remoto senza alcuna verifica visiva dell’identità al momento dell’accesso. È invece pienamente conforme utilizzare un sistema come OK Home, che verifica il volto dell’ospite all’ingresso tramite QR code, biometria e, se necessario, video-identificazione in tempo reale.
Soluzioni ibride conformi
Le moderne soluzioni di gestione degli accessi permettono di integrare check-in online e verifica de visu attraverso:
- Pre-check-in digitale: L’ospite carica i propri documenti e dati in anticipo tramite una piattaforma sicura, riducendo i tempi all’arrivo.
- Verifica visiva all’ingresso: Al momento dell’accesso alla struttura, un sistema di riconoscimento biometrico verifica automaticamente in tempo reale la corrispondenza tra il documento caricato e il volto dell’ospite presente.
- Video-identificazione immediata: In caso di dubbi o mancato riconoscimento automatico, il sistema attiva una videochiamata istantanea con il gestore o un centro di assistenza per la verifica manuale.
- Tracciabilità completa: Ogni fase del processo viene registrata e documentata, garantendo la conformità normativa e la sicurezza giuridica.
Questo approccio permette di mantenere la verifica de visu richiesta dalla normativa pur automatizzando completamente il processo, eliminando la necessità di presenza fisica continua del gestore al momento del check-in.
Le evoluzioni legislative del 2025
Il 2025 ha rappresentato un anno di svolta per la normativa sul check-in de visu, con importanti sviluppi giurisprudenziali che hanno definitivamente chiarito il significato e l’applicazione pratica di questo obbligo, legittimando l’uso di tecnologie digitali conformi.
La Circolare del Ministero dell'Interno (novembre 2024)
La Circolare del 18 novembre 2024 aveva ribadito l’obbligatorietà del check-in de visu, generando inizialmente dubbi interpretativi sull’ammissibilità di soluzioni tecnologiche. Alcuni operatori interpretarono restrittivamente la circolare, ritenendo necessaria esclusivamente la presenza fisica tradizionale del gestore.
Questa interpretazione aveva creato preoccupazioni nel settore, soprattutto tra i gestori di affitti brevi e strutture extra-alberghiere che avevano investito in soluzioni di automazione conformi.
La sentenza del TAR Lazio (maggio 2025)
La sentenza del TAR Lazio del maggio 2025 ha rappresentato una prima apertura, stabilendo che l’obbligo di verifica de visu può essere assolto anche attraverso sistemi tecnologici avanzati, purché garantiscano un livello di affidabilità adeguato nella verifica dell’identità.
La sentenza del Consiglio di Stato (novembre 2025)
Il Consiglio di Stato ha chiarito definitivamente che la verifica de visu non richiede la presenza fisica del gestore, ma l’accertamento visivo in tempo reale dell’identità dell’ospite. Tale verifica può essere svolta tramite dispositivi tecnologici come videocitofono, QR code con riconoscimento biometrico, e videochiamata immediata.
La Corte ha censurato unicamente quei sistemi che inviano codici di accesso senza controllare l’effettiva corrispondenza tra volto e documento al momento dell’ingresso. In altre parole, è illegittimo il check-in “alla cieca” dove l’ospite riceve semplicemente un codice senza alcuna verifica visiva.
Sistemi conformi secondo la sentenza:
- Riconoscimento biometrico all’ingresso che confronta il volto dell’ospite con il documento caricato.
- QR code personalizzato che attiva il controllo biometrico al momento dell’accesso.
- Video-identificazione in tempo reale per verifica manuale immediata quando necessario.
- Combinazione di tecnologie che garantiscono la verifica visiva contestuale all’ingresso.
Sistemi NON conformi secondo la sentenza:
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Invio di codici fissi via email o WhatsApp senza verifica all’arrivo.
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Keybox o lockbox accessibili senza alcun controllo dell’identità.
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Check-in completamente remoto senza verifica visiva al momento dell’accesso.
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Sistemi che permettono l’ingresso prima della verifica dell’identità.
Implicazioni pratiche per i gestori
Questi sviluppi normativi hanno implicazioni concrete per chi gestisce strutture ricettive:
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Certezza normativa: Le soluzioni tecnologiche conformi non sono più in zona grigia ma pienamente legittime e riconosciute dalla giurisprudenza.
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Maggiore flessibilità operativa: È possibile utilizzare sistemi automatizzati che garantiscono la verifica visiva senza necessità di presenza fisica continua del gestore.
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Investimenti giustificati: Le soluzioni digitali avanzate come OK Home, che integrano biometria e video-identificazione, sono pienamente conformi ai requisiti giurisprudenziali.
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Attenzione alla scelta della soluzione: Non tutte le tecnologie sono conformi; è necessario verificare che il sistema garantisca effettivamente la verifica visiva in tempo reale al momento dell’accesso.
Quando è obbligatorio il check-in de visu
Comprendere quando il check-in de visu è obbligatorio aiuta i gestori a implementare correttamente le procedure nella propria attività. L’obbligo si applica a specifiche tipologie di strutture e situazioni.
Tipologie di strutture soggette
Il check-in de visu è obbligatorio per tutte le strutture ricettive, incluse:
- Hotel e alberghi: Tutte le strutture alberghiere classificate devono effettuare la verifica de visu.
- B&B e affittacamere: Anche le piccole strutture con pochi posti letto sono soggette all’obbligo.
- Case vacanza e affitti brevi: Gli appartamenti gestiti tramite piattaforme come Airbnb o Booking rientrano nell’obbligo.
- Ostelli e residence: Qualsiasi forma di ospitalità a pagamento è soggetta alla normativa.
- Agriturismi: Anche le strutture agrituristiche devono identificare gli ospiti.
Soggetti da identificare
L’obbligo di identificazione riguarda:
- Tutti gli ospiti maggiorenni (età superiore a 18 anni).
- I minori possono essere registrati insieme ai genitori o tutori.
- Anche gli ospiti che soggiornano una sola notte devono essere identificati.
- Non sono previste eccezioni basate sulla nazionalità o sul tipo di prenotazione.
Tempistiche di verifica
La verifica de visu deve avvenire:
- Al momento del check-in: La verifica visiva deve essere contestuale all’ingresso dell’ospite nella struttura.
- Entro le 24 ore: I dati devono essere trasmessi ad Alloggiati Web entro 24 ore dall’arrivo.
- Prima dell’accesso effettivo: L’ospite può accedere alla struttura solo dopo una verifica visiva in tempo reale del volto, effettuata tramite controllo fisico, biometria o videochiamata immediata.
Eccezioni e casistiche particolari
Esistono alcune situazioni specifiche che meritano attenzione:
- Prenotazioni di gruppo: In caso di gruppi, tutti i partecipanti maggiorenni devono essere identificati individualmente.
- Cambi di ospiti: Se gli ospiti cambiano durante il periodo di prenotazione, ogni nuovo ospite deve essere identificato.
- Soggiorni prolungati: Non è necessario ripetere la verifica se l’ospite prolunga il soggiorno, ma va aggiornata la data di check-out.
Soluzioni tecnologiche conformi
Le evoluzioni normative del 2025, culminate con la sentenza del Consiglio di Stato, hanno definitivamente legittimato l’utilizzo di soluzioni tecnologiche avanzate per il check-in de visu. Comprendere quali tecnologie sono conformi permette di scegliere la soluzione più adatta alle proprie esigenze.
Requisiti di conformità secondo la giurisprudenza
Una soluzione è conforme se garantisce che:
- Il volto dell’ospite sia verificato visivamente in tempo reale al momento dell’ingresso nella struttura.
- Vi sia corrispondenza accertata tra il volto presente e il documento d’identità.
- Sia possibile una video-identificazione immediata in caso di dubbi o mancato riconoscimento automatico.
- Il processo sia tracciabile e documentabile per eventuali controlli delle autorità.
È esattamente il flusso adottato da OK Home: l’ospite si presenta all’ingresso, scansiona il QR code personalizzato, il sistema effettua il riconoscimento biometrico confrontando il volto con il documento precedentemente caricato e, se il controllo non è positivo o in caso di dubbi, attiva automaticamente una videochiamata per la verifica manuale immediata.
Componenti di un sistema conforme
Una soluzione completa di check-in de visu automatizzato include:
- Piattaforma di pre-check-in online: Permette all’ospite di caricare i documenti in anticipo tramite smartphone o computer.
- Sistema di riconoscimento biometrico: Installato all’ingresso della struttura, verifica automaticamente l’identità al momento dell’arrivo.
- Integrazione PMS: Si connette con il Property Management System per sincronizzare prenotazioni e dati ospiti.
- Gestione accessi: Genera automaticamente codici o credenziali di accesso solo dopo la verifica positiva dell’identità.
- Dashboard di controllo: Permette al gestore di monitorare tutti i check-in da remoto in tempo reale.
Vantaggi delle soluzioni integrate
L’adozione di sistemi tecnologici conformi offre vantaggi significativi:
- Disponibilità 24/7 senza necessità di presenza fisica del gestore.
- Maggiore accuratezza rispetto al controllo manuale umano.
- Riduzione dei tempi di check-in da 10-15 minuti a meno di 2 minuti.
- Eliminazione di errori nella trascrizione dei dati.
- Automazione completa della comunicazione ad Alloggiati Web e ISTAT.
- Tracciabilità documentale in caso di controlli o verifiche.
Come funziona il riconoscimento biometrico
Il riconoscimento biometrico rappresenta il cuore tecnologico delle soluzioni moderne per il check-in de visu. Comprenderne il funzionamento aiuta a valutare l’affidabilità e la conformità di queste tecnologie.
Processo di verifica step by step
Il processo di riconoscimento biometrico avviene in fasi successive:
- Fase 1 – Pre-check-in digitale: L’ospite riceve via email o SMS un link per completare il check-in online. Carica una foto del documento d’identità e una foto del proprio volto (selfie) tramite smartphone.
- Fase 2 – Estrazione dati documentali: Il sistema utilizza tecnologie OCR (Optical Character Recognition) per estrarre automaticamente i dati dal documento: nome, cognome, data di nascita, numero documento.
- Fase 3 – Verifica validità documento: Il sistema controlla che il documento sia in corso di validità e che i dati siano coerenti.
- Fase 4 – Creazione template biometrico: Dall’immagine del volto presente sul documento e dal selfie fornito, il sistema crea dei template biometrici, ovvero rappresentazioni matematiche delle caratteristiche facciali uniche.
- Fase 5 – Verifica all’arrivo: Quando l’ospite arriva alla struttura, il sistema di riconoscimento facciale installato all’ingresso cattura un’immagine in tempo reale del suo volto.
- Fase 6 – Confronto biometrico: Il sistema confronta il template biometrico creato dal selfie con l’immagine catturata all’ingresso, verificando la corrispondenza.
- Fase 7 – Liveness detection: Tecnologie avanzate verificano che si tratti di una persona reale presente fisicamente e non di una fotografia o video.
- Fase 8 – Conferma identità: Se il confronto è positivo con accuratezza elevata e conforme agli standard internazionali di riconoscimento biometrico, il sistema conferma l’identità e autorizza l’accesso.
- Fase 9 – Trasmissione dati: I dati verificati vengono automaticamente trasmessi ad Alloggiati Web e le informazioni del check-in vengono registrate nel PMS.
Tecnologie anti-frode
I sistemi professionali integrano diverse tecnologie per prevenire tentativi di frode:
- Verifica ologrammi e elementi di sicurezza: Analisi delle caratteristiche di sicurezza dei documenti per rilevare falsificazioni.
- Analisi texture: Verifica che il volto catturato presenti caratteristiche di pelle reale e non di un’immagine stampata.
- Rilevamento movimenti: Richiede all’utente di eseguire movimenti specifici (come girare la testa) per confermare la presenza fisica.
- Confronto multipunto: Analizza numerosi punti caratteristici del volto per garantire una corrispondenza accurata.
Conformità privacy e GDPR
L’utilizzo di dati biometrici deve rispettare normative stringenti:
- I dati biometrici sono considerati dati sensibili dal GDPR e richiedono particolari cautele.
- È necessaria un’informativa privacy specifica per il trattamento di dati biometrici.
- I template biometrici devono essere crittografati e conservati in modo sicuro.
- L’ospite deve essere informato dell’utilizzo del riconoscimento biometrico.
- I dati devono essere conservati solo per il tempo necessario e poi cancellati.
Le soluzioni professionali come quelle sviluppate da OK Home sono progettate nativamente per la conformità GDPR, con crittografia end-to-end e gestione sicura dei dati sensibili.
Vantaggi del check-in de visu automatizzato
L’adozione di soluzioni tecnologiche per il check-in de visu offre vantaggi significativi che vanno oltre la semplice conformità normativa, trasformando un obbligo in un’opportunità di miglioramento gestionale.
Per i gestori
- Disponibilità continua senza vincoli orari: Il sistema permette ai gestori di gestire check-in 24 ore su 24, 7 giorni su 7, senza necessità di essere fisicamente presenti. Questa flessibilità è particolarmente preziosa per affitti brevi, case vacanza e B&B gestiti part-time.
- Riduzione dei costi operativi: Eliminando la necessità di personale dedicato al ricevimento o di servizi di concierge per la consegna chiavi, i gestori possono ridurre significativamente i costi di gestione, aumentando la redditività della struttura.
- Gestione remota completa: Attraverso dashboard intuitive accessibili da smartphone o computer, è possibile monitorare tutti i check-in, verificare lo stato delle prenotazioni e intervenire tempestivamente in caso di problemi, ovunque ci si trovi.
- Scalabilità della gestione: Per chi gestisce multiple proprietà o strutture con numerose unità, l’automazione del check-in permette di scalare l’operatività senza aumentare proporzionalmente il personale.
- Conformità automatica: La trasmissione automatica dei dati ad Alloggiati Web, ISTAT e altri enti elimina il rischio di dimenticanze, errori di trascrizione o comunicazioni tardive che potrebbero generare sanzioni.
- Tracciabilità documentale: Ogni check-in è documentato con timestamp, foto e registrazioni, fornendo prove inconfutabili in caso di controlli o contestazioni.
Per gli ospiti
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Esperienza contactless: Gli ospiti apprezzano la possibilità di completare il check-in autonomamente, senza code o attese, particolarmente importante nel contesto post-pandemico dove le soluzioni contactless sono sempre più richieste.
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Flessibilità negli orari di arrivo: Senza vincoli legati agli orari di reception, gli ospiti possono arrivare quando preferiscono, anche in orari notturni o durante festivi, migliorando significativamente la loro esperienza.
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Privacy e discrezione: Il processo automatizzato garantisce maggiore privacy rispetto all’interazione con personale di reception, aspetto particolarmente apprezzato da alcuni segmenti di clientela.
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Velocità del processo: Il check-in si completa in pochi minuti, contro i 10-15 minuti tipici di un check-in tradizionale, permettendo agli ospiti di accedere rapidamente all’alloggio.
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Esperienza digitale moderna: Le nuove generazioni di viaggiatori apprezzano soluzioni tecnologiche all’avanguardia che riflettono standard di innovazione e modernità.
Per la conformità normativa
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Maggiore accuratezza: I sistemi di riconoscimento biometrico offrono un’accuratezza elevata e conforme agli standard internazionali, significativamente più alta del controllo umano che può essere influenzato da stanchezza, distrazione o fretta.
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Riduzione del rischio legale: L’automazione elimina dimenticanze o errori umani nella gestione degli adempimenti, riducendo drasticamente il rischio di sanzioni.
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Aggiornamenti normativi automatici: Le piattaforme professionali vengono costantemente aggiornate per rispettare le evoluzioni normative, senza che il gestore debba preoccuparsi di rimanere aggiornato.
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Documentazione completa: Ogni verifica è registrata e archiviata, fornendo evidenza documentale della corretta esecuzione degli obblighi.
Errori comuni da evitare
Nell’implementazione del check-in de visu, sia con metodi tradizionali che tecnologici, esistono errori ricorrenti che possono compromettere la conformità o generare problematiche operative.
Errori normativi
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Comunicazione tardiva ad Alloggiati Web: Uno degli errori più frequenti è la trasmissione dei dati oltre le 24 ore dall’arrivo. Questo comporta sanzioni da 160 a 1.000 euro per ogni ospite. Le soluzioni automatizzate risolvono questo problema trasmettendo i dati in tempo reale.
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Verifica incompleta del documento: Limitarsi a copiare il documento senza verificare la corrispondenza visiva con il volto della persona presente non costituisce check-in de visu conforme.
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Mancata identificazione di tutti gli ospiti: In caso di prenotazioni multiple (coppie, famiglie, gruppi), ogni ospite maggiorenne deve essere identificato individualmente. Non è sufficiente identificare solo il prenotante.
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Utilizzo di documenti scaduti: Accettare documenti di identità scaduti compromette la validità della verifica. I sistemi automatici verificano automaticamente la data di scadenza.
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Conservazione inadeguata dei dati: I dati degli ospiti devono essere conservati in modo sicuro nel rispetto del GDPR. Fogli di carta lasciati incustoditi o file non protetti violano la privacy.
Errori che la sentenza del Consiglio di Stato considera illegittimi
La giurisprudenza ha definitivamente chiarito quali pratiche violano l’obbligo di check-in de visu:
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Invio dei documenti via WhatsApp senza verifica visiva all’arrivo: Ricevere semplicemente foto dei documenti via messaggio, senza alcun controllo visivo del volto al momento dell’ingresso, è illegittimo.
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Accesso tramite codici o keybox senza identificazione in tempo reale: Inviare codici di accesso fissi o posizionare chiavi in lockbox accessibili senza alcuna verifica dell’identità contestuale all’ingresso viola l’obbligo de visu.
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Pre-check-in digitale senza controllo visivo all’arrivo: Il solo caricamento online di documenti, senza verifica biometrica o videochiamata al momento effettivo dell’accesso, non è conforme.
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Nessun sistema di video o biometria nella fase di accesso: L’assenza completa di tecnologie che permettano il controllo visivo (né biometria né videochiamata) rende il check-in illegittimo secondo la sentenza.
Errori tecnologici
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Scelta di soluzioni non conformi alla sentenza: Non tutti i sistemi di check-in digitale garantiscono la verifica visiva in tempo reale richiesta dalla giurisprudenza. È fondamentale verificare che la soluzione effettui controlli al momento dell’ingresso, non solo caricamento documenti preventivo.
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Assenza di verifica visiva contestuale: Sistemi che si limitano al pre-check-in documentale senza alcun controllo biometrico o videochiamata all’arrivo non rispettano l’obbligo de visu secondo la sentenza del Consiglio di Stato.
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Mancata integrazione con Alloggiati Web: Alcune soluzioni richiedono l’inserimento manuale dei dati nel portale della Questura, vanificando i vantaggi dell’automazione e mantenendo il rischio di errori e ritardi.
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Network inadeguato: Le soluzioni come OK Home richiedono una connessione Internet per effettuare la verifica biometrica in tempo reale. In caso di temporanea assenza di connessione, il sistema non autorizza l’accesso finché non viene ripristinata la connettività, garantendo così che l’identificazione avvenga sempre “hic et nunc” come richiesto dalla sentenza del Consiglio di Stato.
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Scarsa attenzione alla privacy: Sistemi che non rispettano il GDPR nella gestione dei dati biometrici espongono il gestore a sanzioni significative del Garante Privacy.
Errori operativi
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Mancata formazione del personale: Quando è presente personale (anche part-time o per pulizie), è essenziale che sia formato sull’utilizzo del sistema e sulle procedure di backup in caso di problemi tecnici.
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Assenza di procedure di emergenza: È necessario prevedere procedure alternative in caso di malfunzionamenti tecnici, guasti o problemi di rete, per garantire che gli ospiti possano sempre accedere alla struttura.
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Comunicazione inadeguata con gli ospiti: Gli ospiti devono ricevere istruzioni chiare su come completare il check-in online e utilizzare il sistema di accesso. Email generiche o troppo tecniche generano confusione e chiamate di supporto.
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Mancato monitoraggio dei check-in: Anche con sistemi automatizzati, il gestore dovrebbe monitorare regolarmente i check-in per intercettare tempestivamente eventuali anomalie o problemi.
Come evitare questi errori
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Scegliere fornitori certificati: Affidarsi a soluzioni professionali sviluppate specificamente per il mercato italiano e conformi alle normative nazionali.
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Richiedere supporto tecnico: Verificare che il fornitore offra assistenza tecnica dedicata per risolvere tempestivamente eventuali problematiche.
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Testare il sistema: Prima di rendere operativo il sistema con ospiti reali, effettuare test completi per verificare tutti i passaggi del processo.
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Predisporre comunicazioni chiare: Preparare email, SMS e istruzioni visuali che guidino l’ospite passo dopo passo nel processo di check-in.
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Formazione continua: Aggiornarsi regolarmente sulle evoluzioni normative e sulle nuove funzionalità del sistema.
Scopri il check-in online OK Home
Nel settore delle strutture ricettive e degli affitti brevi, la conformità normativa sul check-in de visu rappresenta un elemento fondamentale per operare legalmente e garantire sicurezza. La sentenza del Consiglio di Stato del novembre 2025 ha definitivamente chiarito che la verifica può avvenire tramite tecnologie digitali conformi, aprendo nuove possibilità per l’automazione.
OK Home offre una soluzione completa per il check-in de visu conforme, combinando verifica biometrica in tempo reale, videochiamata immediata e integrazione totale con i principali PMS e con il portale Alloggiati Web.
Funzionalità principali del sistema check-in de visu OK Home:
- Riconoscimento biometrico all’ingresso che verifica l’identità “hic et nunc” come richiesto dalla sentenza del Consiglio di Stato
- Check-in online con pre-caricamento documenti e generazione automatica QR code personalizzato per ogni ospite
- Videochiamata immediata in caso di dubbi o mancato riconoscimento, garantendo sempre la verifica visiva in tempo reale
- Invio automatico schedine Alloggiati Web e ISTAT entro le 24 ore, eliminando rischi di sanzioni
- Integrazione con i principali sistemi di gestione e portali di prenotazione come Airbnb, Booking e Octorate
- Tracciabilità completa di ogni verifica con timestamp e documentazione per eventuali controlli delle autorità
OK Home non è solo conformità normativa, ma una soluzione che ottimizza l’intera esperienza ospite grazie al self check-in automatizzato, riducendo i tempi di attesa e garantendo accesso 24/7 senza necessità di presenza fisica del gestore.
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"De visu" è un'espressione latina che significa "con gli occhi" o "mediante la vista". Nel contesto delle strutture ricettive, il check-in de visu significato si riferisce alla verifica visiva dell'identità dell'ospite, confrontando il documento con il volto dell'ospite, presente in tempo reale fisicamente oppure tramite dispositivi digitali. Dopo le evoluzioni normative del 2025, questa verifica può essere effettuata anche attraverso sistemi tecnologici di riconoscimento biometrico conformi o videochiamata immediata.
Il semplice check-in online, dove l'ospite carica solo i documenti senza alcuna verifica visiva in tempo reale al momento dell'accesso, non è sufficiente per adempiere all'obbligo de visu secondo la sentenza del Consiglio di Stato. Tuttavia, sistemi che integrano il pre-check-in digitale con il riconoscimento biometrico o la videochiamata al momento dell'ingresso sono pienamente conformi, poiché garantiscono il controllo visivo contestuale all'accesso.
Le sanzioni per mancato adempimento dell'obbligo di identificazione degli ospiti vanno da 160 a 1.000 euro per ogni ospite non comunicato o comunicato in ritardo. Nei casi più gravi o reiterati, possono essere applicate sanzioni accessorie come la sospensione dell'attività ricettiva. Le sanzioni possono aumentare in caso di violazioni ripetute.
No, il riconoscimento facciale non è obbligatorio. I gestori possono continuare a effettuare il check-in de visu in modo tradizionale, con controllo manuale del documento e presenza fisica. Tuttavia, secondo la sentenza del Consiglio di Stato, le soluzioni di riconoscimento biometrico rappresentano un'alternativa pienamente conforme che permette di automatizzare il processo garantendo la verifica visiva in tempo reale richiesta dalla normativa.
I sistemi conformi al GDPR trattano i dati biometrici con le massime garanzie di sicurezza. I template biometrici vengono crittografati, non è possibile ricostruire l'immagine del volto dai dati matematici memorizzati, e i dati vengono conservati solo per il tempo strettamente necessario. Le soluzioni professionali come OK Home implementano standard di sicurezza bancari per la protezione dei dati sensibili.
Sì, con le moderne soluzioni di check-in de visu automatizzato è possibile gestire una struttura ricettiva senza necessità di presenza fisica al momento dell'arrivo degli ospiti. Il sistema verifica automaticamente l'identità, trasmette i dati alle autorità e genera i codici di accesso. Il gestore può monitorare e gestire tutto da remoto tramite smartphone o computer.
I costi variano in base alle dimensioni della struttura, al numero di unità gestite e alle funzionalità richieste. Generalmente, l'investimento iniziale per hardware e software parte da alcune centinaia di euro per una piccola struttura, con canoni mensili di gestione. È importante considerare che i risparmi in termini di tempo, personale e riduzione del rischio di sanzioni rendono l'investimento vantaggioso nel medio periodo.
Sì, i sistemi professionali supportano documenti di identità di numerosi paesi e interfacce multilingua per guidare gli ospiti nel processo. Il riconoscimento ottico dei documenti (OCR) è in grado di leggere passaporti, carte d'identità e patenti di guida di diverse nazionalità, estraendo automaticamente i dati necessari per la comunicazione ad Alloggiati Web.
I sistemi professionali prevedono procedure di fallback in caso di mancato riconoscimento. Tipicamente, l'ospite può richiedere assistenza tramite videocall con il gestore o con un centro di supporto, che può verificare manualmente l'identità e autorizzare l'accesso. In alternativa, il gestore può intervenire da remoto tramite la dashboard di controllo per sbloccare l'accesso dopo verifica.
