Il mercato degli affitti brevi ha vissuto una trasformazione radicale negli ultimi anni. La gestione degli accessi e dell’identità degli ospiti è passata da un processo manuale e dispendioso a un sistema automatizzato, efficiente e conforme alle normative vigenti.
Il self check-in non è più un semplice vantaggio competitivo, ma una necessità operativa per chi gestisce case vacanza, appartamenti su Airbnb e strutture extralberghiere. La tecnologia ha reso possibile ciò che fino a poco tempo fa sembrava complesso: verificare l’identità degli ospiti, gestire gli accessi e rispettare gli obblighi normativi, tutto in modalità completamente automatizzata.
Ma come orientarsi tra le diverse soluzioni disponibili? Quali caratteristiche deve avere un sistema di self check-in per essere davvero efficace, sicuro e conforme alla legge?
In questa guida analizziamo tutti gli aspetti da considerare per scegliere il sistema di self check-in più adatto alla tua struttura ricettiva, con particolare attenzione alle novità normative del 2025 e alle tecnologie più avanzate del settore.
Per anni, il self check-in da remoto è stato oggetto di dibattito in Italia. La circolare del Ministero dell’Interno del 2016 richiedeva il riconoscimento dell’identità degli ospiti “de visu”, creando incertezza tra i gestori di affitti brevi sull’utilizzo di sistemi automatizzati.
La sentenza del TAR che cambia le regole
A maggio 2025, una sentenza storica del TAR del Lazio ha annullato la circolare ministeriale, riconoscendo la legittimità del self check-in per affitti brevi da remoto. Questo pronunciamento ha finalmente chiarito che l’identificazione degli ospiti può avvenire anche senza presenza fisica, purché vengano rispettati determinati requisiti di sicurezza e tracciabilità.
La sentenza ha aperto la strada a un utilizzo più ampio e consapevole delle tecnologie digitali per la gestione degli accessi. Oggi, i proprietari e gestori di case vacanza possono implementare sistemi di self check-in senza timori di incorrere in sanzioni, a patto di scegliere soluzioni tecnologicamente adeguate.
Obblighi normativi ancora vigenti
Nonostante la liberalizzazione del self check-in da remoto, restano comunque in vigore alcuni obblighi fondamentali per i gestori di strutture ricettive:
La comunicazione dei dati degli ospiti al portale Alloggiati Web della Polizia di Stato rimane obbligatoria. Ogni ospite maggiorenne deve essere registrato entro le 24 ore dall’arrivo, con l’invio di nome, cognome, data e luogo di nascita, cittadinanza e numero del documento di identità.
La conservazione delle copie dei documenti di identità è necessaria per eventuali verifiche da parte delle autorità competenti. I dati devono essere archiviati in modo sicuro e nel rispetto della normativa sulla privacy.
Il registro cronologico degli accessi deve essere sempre disponibile. In caso di controlli, è fondamentale poter dimostrare chi ha avuto accesso alla struttura, quando e con quali modalità di identificazione.
Check-in de visu: l'alternativa conforme
Per chi preferisce mantenere un controllo ancora più rigoroso sull’identità degli ospiti, esistono sistemi di check-in de visu che verificano l’identità al momento dell’ingresso fisico nella struttura. Questa modalità soddisfa appieno gli orientamenti del Ministero dell’Interno, combinando automazione e verifica biometrica in tempo reale.
Il check-in de visu prevede che l’ospite effettui il riconoscimento facciale direttamente all’ingresso della struttura, tramite un dispositivo dedicato. Solo dopo la verifica positiva dell’identità, il sistema sblocca l’accesso.
Ogni struttura ricettiva ha esigenze specifiche. Non esiste una soluzione universalmente migliore, ma quella più adatta al tuo caso particolare. Ecco i criteri da valutare.
Tipologia di struttura e ubicazione
Le case vacanze indipendenti hanno esigenze diverse da appartamenti condominiali o camere in B&B. Valuta attentamente la configurazione fisica della tua struttura.
Se gestisci appartamenti in condominio, la gestione del portone diventa prioritaria. Verifica che il sistema supporti citofoni e videocitofoni, possibilmente senza necessità di modifiche strutturali.
Per strutture in zone con connettività limitata, privilegia sistemi che funzionano anche offline. La dipendenza totale dal WiFi può trasformarsi in un problema serio in caso di disservizi.
Volume di prenotazioni e complessità gestionale
Il numero di unità gestite influenza la scelta del sistema. Per singoli appartamenti possono bastare soluzioni entry-level, mentre property manager professionisti necessitano di piattaforme più robuste.
Considera anche la provenienza delle prenotazioni. Se lavori principalmente con Airbnb, verifica che il sistema si integri nativamente con la piattaforma. Se utilizzi un PMS, controlla la disponibilità di connettori diretti.
Budget e modello di business
Valuta il tuo modello economico. Se stai iniziando con poche unità, un abbonamento mensile flessibile permette di testare il servizio senza grandi investimenti iniziali.
Property manager consolidati possono preferire l’acquisto dell’hardware per abbattere i costi ricorrenti a lungo termine. Alcuni provider offrono anche modelli ibridi con canone ridotto e hardware incluso.
Assistenza tecnica e affidabilità del provider
L’affidabilità del fornitore è cruciale. Un sistema di self check-in per affitti brevi mal funzionante può rovinare l’esperienza degli ospiti e generare recensioni negative.
Verifica la disponibilità dell’assistenza tecnica. È attiva 24/7? Risponde rapidamente? Offre supporto in italiano? Questi aspetti fanno la differenza quando si verifica un problema critico.
Controlla anche le recensioni di altri utenti e la solidità aziendale del provider. Nel settore del self check-in operano molte startup, ma non tutte garantiscono continuità di servizio a lungo termine.
Conformità normativa e aggiornamenti
La normativa italiana è complessa e in evoluzione. Scegli un provider che monitora attivamente i cambiamenti legislativi e aggiorna di conseguenza le funzionalità del sistema.
La gestione dell’invio al portale Alloggiati Web è un esempio concreto. Alcuni provider offrono l’invio automatico integrato, altri richiedono procedure manuali. Questa differenza può tradursi in ore di lavoro risparmiate ogni settimana.
Test del sistema
Prima di impegnarti in un contratto annuale, richiedi sempre una demo o un periodo di prova. Testa personalmente l’interfaccia utente, simula il processo di check-in e verifica la semplicità di configurazione, e coinvolgi nel test anche persone meno esperte di tecnologia.
La domanda che ogni gestore di affitti brevi deve porsi non è più “posso usare il self check-in?”, ma “come verifico l’identità dell’ospite in modo sicuro e conforme?”. La tecnologia offre oggi diverse soluzioni per garantire un riconoscimento certo e tracciabile.
Tecnologie di riconoscimento biometrico
I sistemi più avanzati utilizzano il riconoscimento biometrico per verificare la corrispondenza tra il documento di identità caricato dall’ospite e il suo volto reale. Questa tecnologia si basa su algoritmi di intelligenza artificiale che analizzano i tratti somatici e confrontano il selfie dell’ospite con la foto presente sul documento.
Il processo di verifica avviene in tre fasi. Prima, l’ospite carica una foto del proprio documento di identità tramite smartphone. Poi, scatta un selfie in tempo reale. Infine, il sistema confronta automaticamente le immagini e verifica l’autenticità del documento.
I vantaggi del riconoscimento biometrico sono evidenti: riduce drasticamente il rischio di frodi, garantisce la conformità normativa e offre un’esperienza utente rapida e intuitiva. Il tutto senza necessità di presenza fisica del gestore.
Verifica del documento: autenticità e validità
Non basta verificare che il volto corrisponda alla foto del documento. Un sistema efficace deve anche controllare l’autenticità del documento stesso, verificando gli elementi di sicurezza e i dati anagrafici.
Le tecnologie OCR (Optical Character Recognition) estraggono automaticamente i dati dal documento, riducendo gli errori di digitazione e velocizzando il processo. I sistemi più sofisticati sono in grado di rilevare documenti contraffatti, scaduti o non conformi.
Alcuni provider integrano anche controlli su liste di sicurezza internazionali, segnalando eventuali ospiti presenti in database di persone ricercate o segnalate. Questa funzionalità aggiuntiva aumenta la sicurezza della struttura e riduce i rischi legali per il gestore.
Log e tracciabilità degli accessi
La conformità normativa non si esaurisce con la verifica iniziale dell’identità. È fondamentale mantenere un registro cronologico di tutti gli accessi alla struttura, consultabile in qualsiasi momento.
Un buon sistema di self check-in per affitti brevi registra ogni tentativo di accesso, sia riuscito che fallito, con timestamp preciso e identificazione dell’utente. Questi log sono essenziali in caso di controlli delle autorità o per gestire eventuali contestazioni.
La conservazione dei dati deve avvenire nel rispetto del GDPR, con crittografia dei file sensibili e accesso limitato al solo personale autorizzato. La trasparenza nei confronti degli ospiti è altrettanto importante: devono essere informati su quali dati vengono raccolti, per quanto tempo e per quali finalità.
Un sistema di self check-in per affitti brevi efficace non può funzionare in modo isolato. Deve integrarsi perfettamente con gli strumenti già utilizzati per la gestione quotidiana delle prenotazioni, evitando duplicazioni di lavoro e riducendo il margine di errore.
Sincronizzazione con il Property Management System
Il PMS, tipo Octorate, è il cuore della gestione di una struttura ricettiva. Raccoglie tutte le informazioni sulle prenotazioni, gli ospiti, le tariffe e la disponibilità delle unità. L’integrazione del self check-in con il PMS permette di automatizzare completamente il flusso di lavoro.
Quando arriva una nuova prenotazione, il sistema genera automaticamente un link personalizzato per il check-in online. L’ospite riceve via email o SMS le istruzioni per completare la procedura, senza necessità di intervento manuale da parte del gestore.
I dati raccolti durante il check-in vengono sincronizzati in tempo reale con il PMS, aggiornando automaticamente lo stato della prenotazione e generando eventuali documenti fiscali. Questa automazione riduce drasticamente il carico di lavoro amministrativo.
Connessione con i portali OTA
Airbnb, Booking.com, Vrbo e gli altri portali di prenotazione rappresentano la principale fonte di ospiti per molti gestori di affitti brevi. Un sistema di self check-in moderno deve poter comunicare direttamente con questi canali.
L’integrazione con le OTA permette di recuperare automaticamente i dati dell’ospite e della prenotazione, evitando di dover inserire manualmente le informazioni. Quando l’ospite completa il check-in online, il sistema aggiorna anche lo stato della prenotazione sul portale.
Alcuni PMS avanzati, come Octorate, Beddy e Ciao Booking, offrono già connettori nativi con i principali sistemi di self check-in per affitti brevi. Scegliere soluzioni integrate significa risparmiare tempo in fase di configurazione e ridurre i problemi tecnici.
Invio automatico al portale alloggiati web
La comunicazione dei dati degli ospiti alla Questura tramite il portale Alloggiati Web è un obbligo di legge. Molti gestori considerano questo adempimento come una perdita di tempo, ma i sistemi di self check-in più evoluti lo automatizzano completamente.
Una volta completata la verifica dell’identità, il sistema estrae i dati necessari e li invia automaticamente al portale delle forze dell’ordine. Il gestore riceve una notifica dell’avvenuto invio e può consultare in qualsiasi momento lo storico delle comunicazioni.
Questa automazione elimina il rischio di dimenticare l’adempimento o di commettere errori nella digitazione dei dati, riducendo il rischio di sanzioni amministrative.
Generazione di codici d'accesso dinamici
L’integrazione con il PMS permette anche di generare automaticamente i codici d’accesso alle serrature smart, sincronizzati con le date di check-in e check-out. Quando una prenotazione viene modificata o cancellata, il sistema aggiorna automaticamente i permessi di accesso.
Questa funzionalità è particolarmente utile per chi gestisce più unità abitative e necessita di un controllo centralizzato degli accessi. I codici possono essere temporanei (validi solo per il periodo di soggiorno) o permanenti (per le pulizie e la manutenzione).
Verificare l’identità degli ospiti è solo il primo passo. Il sistema di self check-in deve anche gestire fisicamente l’accesso alla struttura, dalla porta d’ingresso dell’edificio fino all’appartamento o alla camera.
Serrature smart: la soluzione più versatile
Le serrature smart rappresentano la soluzione più diffusa per automatizzare l’accesso alle unità abitative. Esistono diverse tipologie, ognuna con caratteristiche specifiche.
Le serrature WiFi si connettono direttamente alla rete internet e permettono l’apertura da remoto tramite app o codice numerico. Sono ideali per case vacanza indipendenti, ma richiedono una connessione stabile.
Le serrature Bluetooth utilizzano la tecnologia a corto raggio per comunicare con lo smartphone dell’ospite. Non necessitano di connessione internet, ma richiedono che l’ospite abbia un dispositivo compatibile e l’app installata.
Le serrature con tastierino numerico rappresentano la soluzione più robusta e affidabile. L’ospite riceve un codice PIN temporaneo e lo digita sulla tastiera per aprire la porta. Non servono smartphone, app o connessione internet.
Citofoni e videocitofoni smart
Per le strutture situate in condomini o edifici multipiano, la gestione del portone d’ingresso rappresenta spesso una criticità. I citofoni smart risolvono questo problema senza necessità di approvazione assembleare.
Esistono diverse tipologie di soluzione. I citofoni con apertura via smartphone permettono all’ospite di aprire il portone direttamente dall’app, dopo aver completato il check-in online. I videocitofoni integrati offrono anche la possibilità di identificare visivamente chi suona.
I sistemi più avanzati utilizzano tecnologie radio proprietarie per gestire l’apertura del portone anche offline, tramite sequenze di suonata preimpostate. Questa modalità non richiede alcuna modifica fisica al citofono condominiale e funziona con qualsiasi impianto esistente.
Pomelli motorizzati e serrature retrofit
Per chi non vuole sostituire completamente la serratura esistente, esistono soluzioni retrofit che si installano sopra il cilindro originale. I pomelli motorizzati azionano automaticamente lo scrocco e la mandata, mantenendo il cilindro tradizionale.
Questa soluzione è particolarmente indicata per immobili in affitto, dove non è possibile modificare permanentemente la porta. Il pomello può essere rimosso facilmente a fine contratto, riportando la serratura alle condizioni originali.
Alcuni modelli integrano anche la chiusura automatica della porta dopo l’ingresso dell’ospite, aumentando la sicurezza della struttura e riducendo il rischio di intrusioni.
Compatibilità e scalabilità del sistema
Quando si sceglie un sistema di self check-in, è fondamentale valutare la compatibilità con le diverse tecnologie di accesso. Un provider serio offre soluzioni che funzionano con qualsiasi tipo di serratura, porta o citofono.
La scalabilità è un altro aspetto importante. Se gestisci più unità abitative o prevedi di espandere la tua attività, il sistema deve permetterti di aggiungere facilmente nuove porte e accessi, senza dover rifare completamente la configurazione.
Un sistema di self check-in tecnologicamente avanzato può rivelarsi inutile se l’ospite fatica a utilizzarlo. L’esperienza utente deve essere semplice, intuitiva e rassicurante, dal primo contatto fino all’ingresso nella struttura.
Check-in online: semplicità e chiarezza
Il processo di check-in online deve essere completabile in pochi minuti, anche da chi ha scarsa dimestichezza con la tecnologia. Le istruzioni devono essere chiare e accompagnate da immagini o video esplicativi.
Il design dell’interfaccia fa la differenza. Un form troppo lungo o complicato genera frustrazione e aumenta il tasso di abbandono. I campi da compilare devono essere ridotti al minimo indispensabile, con il recupero automatico dei dati già disponibili.
La compatibilità mobile è essenziale. Oltre il 70% degli ospiti completa il check-in dallo smartphone, quindi il sistema deve essere perfettamente ottimizzato per schermi piccoli e connessioni non sempre stabili.
Supporto multilingua
Gli affitti brevi attraggono un pubblico internazionale. Un sistema di self check-in professionale deve supportare almeno le principali lingue europee: italiano, inglese, francese, tedesco e spagnolo.
La traduzione non deve limitarsi all’interfaccia utente. Anche le email automatiche, gli SMS e le istruzioni di accesso devono essere localizzate. Questo riduce drasticamente le richieste di assistenza da parte degli ospiti stranieri.
Alcuni sistemi avanzati rilevano automaticamente la lingua del browser o della prenotazione, proponendo l’interfaccia nella lingua corretta senza bisogno di selezione manuale.
Reception virtuale e informazioni sul soggiorno
Il self check-in non significa assenza di accoglienza. I migliori sistemi offrono una reception virtuale accessibile dall’ospite tramite un link personale.
La reception virtuale contiene tutte le informazioni utili per il soggiorno: orari di check-in e check-out, regole della casa, numeri utili, indicazioni turistiche, ristoranti consigliati. L’ospite può consultarla in qualsiasi momento, senza dover chiamare il gestore.
Alcuni provider integrano anche sistemi di messaggistica automatica, che inviano promemoria e suggerimenti durante il soggiorno. Questo crea un’esperienza di accoglienza personalizzata, pur mantenendo l’automazione.
Gestione delle problematiche e assistenza
Anche il sistema più affidabile può incontrare problematiche. L’ospite non riesce a completare il check-in, il codice di accesso non funziona, il portone non si apre. Come gestire queste situazioni?
Un buon sistema di self check-in per affitti brevi include canali di assistenza dedicati: chat live, numero di telefono dedicato, video tutorial. Il gestore deve poter intervenire rapidamente per risolvere il problema, anche da remoto.
La possibilità di generare codici di emergenza o di sbloccare manualmente l’accesso da dashboard è fondamentale per gestire gli imprevisti senza stress.
La gestione dei dati personali degli ospiti è un aspetto delicato e regolamentato dalla normativa europea sulla privacy. Un sistema di self check-in per affitti brevi deve garantire la massima sicurezza e trasparenza nel trattamento delle informazioni sensibili.
Raccolta e conservazione dei dati
I dati raccolti durante il check-in online includono informazioni altamente sensibili: documenti di identità, dati biometrici, informazioni di contatto. La conservazione deve avvenire su server sicuri, con crittografia end-to-end.
Il principio di minimizzazione impone di raccogliere solo i dati strettamente necessari per le finalità dichiarate. Non è legittimo richiedere informazioni non pertinenti al soggiorno o obblighi normativi.
I tempi di conservazione devono essere definiti e rispettati. I documenti di identità possono essere conservati per il tempo necessario a eventuali controlli delle autorità, generalmente non oltre un anno dalla partenza dell’ospite.
Informativa privacy e consensi
Prima di iniziare il processo di check-in, l’ospite deve ricevere un’informativa completa e comprensibile sul trattamento dei dati personali. L’informativa deve specificare quali dati vengono raccolti, per quali finalità, per quanto tempo e chi vi ha accesso.
Il consenso al trattamento deve essere libero, specifico e informato. Non è possibile subordinare l’accesso alla struttura a consensi non necessari per l’erogazione del servizio.
Particolare attenzione va prestata ai dati biometrici. Il riconoscimento facciale rappresenta un trattamento di categorie particolari di dati personali, che richiede una base giuridica specifica e misure di sicurezza rafforzate.
Diritti dell'interessato
Il GDPR riconosce agli ospiti diversi diritti sui propri dati personali: accesso, rettifica, cancellazione, portabilità, opposizione. Il sistema di self check-in deve permettere al gestore di rispondere rapidamente a queste richieste.
La cancellazione dei dati dopo il periodo di conservazione dovrebbe essere automatizzata, per evitare di mantenere informazioni non più necessarie. Alcuni sistemi offrono funzionalità di data retention automatica.
Sicurezza informatica e protezione da attacchi
I sistemi di self check-in per affitti brevi gestiscono accessi fisici e dati sensibili. La sicurezza informatica deve essere ai massimi livelli per prevenire attacchi hacker, intrusioni e fughe di dati.
I server devono essere protetti con firewall, sistemi di rilevamento intrusioni e backup ridondanti. L’accesso ai dati deve essere limitato tramite autenticazione a due fattori e controllo degli accessi basato sui ruoli.
Gli aggiornamenti di sicurezza devono essere applicati tempestivamente. Provider seri investono costantemente nella sicurezza delle proprie piattaforme e comunicano proattivamente eventuali vulnerabilità.
Non tutte le strutture ricettive dispongono di una connessione internet stabile e affidabile. Case vacanza in zone rurali, montane o insulari possono avere problemi di connettività che rendono impraticabile l’uso di sistemi completamente dipendenti dal WiFi.
Tecnologie radio proprietarie
I sistemi di self check-in per affitti brevi più avanzati utilizzano protocolli radio proprietari che non dipendono dalla connessione internet. Questi algoritmi crittografici generano codici di accesso che funzionano anche senza rete.
Il principio è semplice ma efficace. Il sistema genera un codice PIN basato su un algoritmo simmetrico condiviso tra server e dispositivo locale. Il tastierino o la serratura verifica la validità del codice autonomamente, senza bisogno di contattare il server centrale.
Questa tecnologia garantisce che gli ospiti possano sempre accedere alla struttura, anche in caso di blackout internet o problemi tecnici temporanei. L’unico requisito è che il codice sia stato generato e comunicato all’ospite prima del check-in.
Tastierini dedicati e dispositivi standalone
Per sfruttare appieno le funzionalità offline, è necessario installare dispositivi dedicati. I tastierini standalone con batteria interna possono funzionare per mesi senza manutenzione.
Questi dispositivi memorizzano localmente i codici validi e i permessi di accesso, sincronizzandosi periodicamente con il server centrale quando la connessione è disponibile. In caso di prolungata assenza di connettività, continuano comunque a funzionare con le ultime impostazioni ricevute.
La robustezza fisica è un altro vantaggio. I tastierini professionali sono progettati per resistere a condizioni atmosferiche avverse, tentativi di manomissione e utilizzo intensivo.
Gestione dei portoni condominiali offline
La gestione del portone condominiale rappresenta spesso un problema per chi implementa il self check-in per affitti brevi. I citofoni tradizionali non sono predisposti per integrazioni smart, e le modifiche all’impianto condominiale richiedono approvazioni assembleari.
I sistemi più innovativi superano questo ostacolo utilizzando sequenze di suonata calendarizzabili. L’ospite suona il citofono seguendo uno schema predefinito (ad esempio: 1 suonata, pausa, 3 suonate) e il sistema riconosce la sequenza, aprendo il portone.
Questa soluzione funziona con qualsiasi citofono esistente, non richiede modifiche fisiche all’impianto e non necessita di approvazione assembleare. L’installazione avviene interamente all’interno dell’appartamento.
Sincronizzazione e backup automatici
Quando la connessione torna disponibile, il sistema sincronizza automaticamente i dati. I nuovi codici generati vengono scaricati sui dispositivi locali, mentre i log degli accessi vengono caricati sul server centrale.
Questa architettura ibrida offre il meglio di entrambi i mondi: l’affidabilità del funzionamento offline e la flessibilità della gestione remota. Il gestore può monitorare gli accessi, generare nuovi codici e modificare permessi da qualsiasi luogo, ma gli ospiti non subiscono disservizi in caso di problemi di connettività.
L’investimento in un sistema di self check-in per affitti brevi va valutato non solo in termini di costo iniziale, ma considerando i risparmi operativi e i benefici a lungo termine.
Struttura dei costi
I costi variano significativamente tra i diversi provider. Alcuni offrono soluzioni in abbonamento mensile, altri richiedono l’acquisto dell’hardware con licenza software inclusa.
I modelli in abbonamento partono generalmente da 30-50 euro al mese per struttura, con costi crescenti in base al numero di unità gestite e alle funzionalità richieste. Questi piani includono solitamente l’accesso alla piattaforma, aggiornamenti software e assistenza tecnica.
L’acquisto hardware può richiedere un investimento iniziale di 300-800 euro per unità abitativa, a seconda della tipologia di serratura e dispositivi di accesso. A questo si aggiunge il costo di installazione, se non effettuata autonomamente.
Risparmio di tempo e costi operativi
Il vero valore del self check-in si misura nel risparmio operativo quotidiano. Eliminare la consegna fisica delle chiavi può far risparmiare 30-60 minuti per ogni check-in, tempo che può essere dedicato ad attività più redditizie.
Per chi gestisce più unità, il risparmio si moltiplica. Un property manager con 10 appartamenti gestisce mediamente 300-400 check-in al mese. Automatizzare questo processo significa recuperare centinaia di ore lavorative.
Anche i costi di manutenzione si riducono. Non serve più produrre chiavi fisiche, sostituirle quando vengono perse o gestire l’usura delle serrature tradizionali. I codici digitali sono gratuiti e illimitati.
Miglioramento della guest experience
Il self check-in per affitti brevi aumenta la soddisfazione degli ospiti offrendo flessibilità negli orari di arrivo. Non serve più coordinare fasce orarie rigide o attendere all’esterno per la consegna delle chiavi.
Gli ospiti apprezzano l’autonomia e la tecnologia moderna. Molte recensioni positive menzionano esplicitamente la comodità del self check-in come punto di forza della struttura.
Una migliore guest experience si traduce in recensioni più positive, che a loro volta aumentano la visibilità sui portali OTA e il tasso di conversione delle prenotazioni.
Scalabilità e crescita del business
Il self check-in per affitti brevi elimina uno dei principali colli di bottiglia nella gestione di affitti brevi: la disponibilità fisica del gestore. Con un sistema automatizzato, è possibile gestire contemporaneamente molte più unità senza aumentare proporzionalmente il carico di lavoro.
Questa scalabilità permette di espandere il proprio business senza dover assumere personale aggiuntivo dedicato ai check-in. Molti property manager di successo gestiscono decine di appartamenti con organici ridottissimi, grazie all’automazione.
Calcolo del ritorno sull'investimento
Un esempio concreto può chiarire il ROI del self check-in per affitti brevi. Consideriamo un gestore di 5 appartamenti con tasso di occupazione del 60% e soggiorno medio di 3 giorni.
Mensalmente gestisce circa 100 check-in. Se ogni check-in richiede 45 minuti tra spostamenti, consegna chiavi e spiegazioni, parliamo di 75 ore al mese. Valorizzando il tempo a 20 euro all’ora, il costo nascosto è di 1.500 euro mensili.
Un sistema di self check-in per 5 unità costa circa 150-250 euro al mese. Il risparmio netto è di oltre 1.200 euro mensili, con un ritorno dell’investimento praticamente immediato.
Il self check-in per affitti brevi non è più una scelta opzionale, ma una necessità per competere efficacemente nel mercato dell’ospitalità moderna. La sentenza del TAR del 2025 ha finalmente rimosso le incertezze normative, aprendo la strada a un’adozione consapevole e sicura di queste tecnologie.
Scegliere il sistema giusto richiede un’analisi attenta delle proprie esigenze: la verifica dell’identità deve essere conforme e rigorosa, l’integrazione con PMS e canali di prenotazione è fondamentale per automatizzare i flussi di lavoro, e la tecnologia di accesso deve garantire affidabilità anche offline.
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Con un unico sistema puoi gestire ogni modalità di accesso: dal self check-in automatico con verifica dell’identità conforme, al check-in online che anticipa la registrazione degli ospiti, fino al check-in de visu per chi preferisce mantenere un contatto diretto.
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Sì, dopo la sentenza del TAR del Lazio del 2025, il self check-in da remoto è pienamente legale, purché il sistema rispetti i requisiti di sicurezza e tracciabilità per la verifica dell’identità degli ospiti.
Restano obbligatori l’invio dei dati al portale Alloggiati Web, la conservazione delle copie dei documenti d’identità e la disponibilità del registro cronologico degli accessi, sempre nel rispetto del GDPR.
I sistemi più moderni usano tecnologie biometriche che confrontano il selfie dell’ospite con la foto del documento, garantendo un riconoscimento certo e conforme alle norme italiane ed europee.
Le soluzioni più diffuse sono smart lock con tastierino numerico, citofoni smart e pomelli motorizzati retrofit. La scelta dipende dal tipo di struttura e dal livello di automazione desiderato.
Sì, i migliori sistemi si integrano con PMS come Octorate e con portali come Airbnb e Booking.com, automatizzando l’invio dei dati ospiti e la generazione dei codici d’accesso.
I costi variano da 30 a 50 € al mese per soluzioni in abbonamento, oppure da 300 a 800 € per serratura e hardware dedicato. L’investimento si ripaga rapidamente grazie al risparmio operativo e all’aumento delle recensioni positive.
